Obieg dokumentów w firmie

assorted-color book lot

Czym jest obieg dokumentów w firmie? Weźmy przykład wyceny i zakupu jakiegokolwiek produktu:

  • osoba odpowiedzialna za zakupy wyszukuje produkty zgodne z wstępnymi wymogami
  • zbieramy wyceny, oferty lub po prostu ceny tych produktów
  • w tym momencie osoba mająca wiedzę techniczną powinna zweryfikować czy produkty z zebranych ofert faktycznie spełniają wymagania
  • czasem szef lub ktoś inny musi zatwierdzić ostatecznie zakup
  • składane jest zamówienie, które musi zostać opłacone przez księgowość lub szefa na podstawie faktury pro-forma lub ostatecznej

W powyższą procedurę zaangażowanych jest kilka osób. Jeżeli procedura ta jest wykonywana bez udziału systemu informatycznego to może dojść do pomyłek i opóźnień. Dlatego też w Contractors – Enterprise System wprowadziliśmy system akceptacji dokumentów którego kroki są dowolnie konfigurowalne. Można wprowadzić wiele kategorii (np. zakup sprzętu, zawieranie umów) z różnymi krokami. Oprócz tego można podpinać dokumenty pod konkretne rekordy w systemie, czyli np. fakturę za zakup materiałów można podpiąć pod ten zakup, tak aby zachować porządek i łatwo odnaleźć interesujący nas dokument.